Разновидности event

На сегодняшний день их существует целая масса. Каждый из форматов проведения мероприятия решает определенные задачи, стоящие перед организаторами. За последние полвека стандартный перечень пополнился множеством видов официальных мероприятий и развлекательных шоу.

Помимо привычных конференций, семинаров, симпозиумов, фестивалей и форумов, появились такие ныне популярные виды деловых встреч, как круглый стол, тренинг, мастер-класс, семинар-презентация, биржа контактов, деловые завтраки и ланчи.

К разновидностям мероприятий можно отнести также и корпоративную вечеринку, и узко специализированное клубное пати, свадьбу и шоу-концерт. Основное отличие таких событий от вышеперечисленных – это цель, которую можно определить как «стремление произвести впечатление и развлечь гостей».

Итак, формат проведения мероприятия выбран. Что же дальше?

Проработка концепции event

Концепция мероприятия включает в себя выбор цели (задач, миссии), изучение состояния рынка и конкурентной среды, содержание event, определение масштаба, целевой группы и тематики мероприятия, а также места, времени и продолжительности.

Чтобы правильно поставить задачу мероприятия, нужно разработать бизнес-идею (стратегию). Например, в качестве цели могут выступать: поиск инвестора, реклама нового продукта, услуги, увеличение доверия со стороны потенциальных покупателей, поиск новых надежных бизнес-контактов и другое.

Анализ состояния рынка производится для того, чтобы выяснить, насколько интересно предполагаемое мероприятие для потенциальной целевой аудитории. Будучи уверенным в заинтересованности потребителей, можно спрогнозировать ожидаемый результат (эффект) события. Что касается изучения конкурентной среды, то оно поможет вам выделить конкурентные преимущества бренда, товара, услуги, а также соизмерить степень востребованности ваших услуг на рынке.

Следующим важным шагом в планировании является определение масштаба event. Из него вытекают выбор структуры мероприятия (его содержания), бюджета (привлечение партнеров, собственные средства или займы, сроки окупаемости) и места проведения.

При этом важно выделить целевые группы и тематику мероприятия. Если сегмент потенциальных покупателей будет очерчен неверно, то вы потеряете часть нужной вам целевой аудитории. А в этом случае возникнут трудности с продвижением мероприятия.

Тематику события следует определять исходя из самого интересного, злободневного. Лучше взять одно-два самых актуальных направления отрасли, нежели все сразу.

 Правильный выбор места проведения мероприятия также крайне важен, поскольку у ваших гостей буквально «с порога» формируется общее впечатление о качестве и солидности event. Хорошо, если удастся совместить интересное событие с необычным местом, где оно состоится.

При этом следует помнить, что от значимости события зависит и статус будущего места проведения. При выборе помещения необходимо сопоставить количество приглашенных и вместимость зала, а также получить сведения о технических возможностях, комфортности парковки, удобстве расположения, плане помещений, стоимости.

И, наконец, время проведения следует выбирать так, чтобы событие не совпало с другими значимыми, интересными мероприятиями, которые могут «переманить» вашу аудиторию к себе.

И главное – какое бы событие вы ни запланировали, уделите должное внимание деталям и качеству проработки концепции. Это избавит вас от необходимости возвращаться к нерешенным вопросам при непосредственной подготовке грядущего мероприятия.

специально для Event Каталога,