Подбор площадки

Как показывает время и опыт работы на рынке площадок Москвы, клиент развивается вместе с рынком special events. Если еще в прошлом году организация мероприятия начиналась с тендера на концепцию, то в этом году клиент понимает, что возможности агентства и рынка b2b могут быть безграничны, в отличие от имеющихся предложений по площадкам. Таким образом, тендер стал проходить на предложение по заведениям, а в последствии, на реализацию концепции именно на этой площадке.

Общую картину осложняет грамотность менеджеров в подборе места проведений мероприятий. Большинство агентств имеет уже наработанные годами отношения с площадками, и в первую очередь вставляет в предложения именно их. Но ведь и рынок HORECA развивается. Появляются новые заведения, обновляются залы, открываются площадки, и даже те места, где было невозможно провести событие, теперь, при помощи новейших технологий и доли креатива, адаптируются под клиентов и их событие.

Теперь, московские заведения имеют представление, о том, кто такие организаторы мероприятий, или как сейчас модно говорить, ивенторы, как они работают, и самое главное, сейчас площадки стремятся работать с агентствами, понимая выгоду и положительный эффект. Соответственно, в интересах заведения сейчас стало поднимать уровень обслуживания, кухни, обновлять интерьер, дыбы организатор активнее работал, приводил клиентов, и был заинтересован в сотрудничестве. Пока, несмотря на развитие менеджмента заведений, организатор все-таки сам выходит на площадку, задавая ряд вопросов, необходимых для первоначальной презентации заведения клиенту.

Любое общение с площадкой, в большинстве случаев, сводится к нескольким основным вопросам: свободна ли дата, стоимость банкета/фуршета на одного человека, есть ли аренда или депозитный взнос, технические возможности площадки, дополнительные опции, такие как: охрана, парковка, уборка. Несомненно, для каждого конкретного случая разрабатывается свой ряд вопросов, скорее дополнительный к основным. Если подбирается площадка за пределами города, например, загородный отель или пансионат, то вопросов может быть значительно больше. К основным, мы бы добавили: возможность заезда в выходной день без проживания. Это достаточно популярно для мероприятий летом. Когда клиент проводит выездное событие, но при этом его интересует аренда только летних площадок. Сложность составляет только тот факт, что загруженность отеля в выходной день летом может не позволить провести событие. Многие отели не практикуют такие заезды, но в некоторых случаях все же рассматривают. Если рассматривать варианты открытых площадок, не привязанных к определенным заведениям, например, поляны, то здесь будет важно уточнить моменты наличия туалетов, транспорта, электричества.

Когда клиент или обстоятельства вынуждают рассматривать предложения Московских отелей, то здесь одним из главных вопросов станет возможность приглашения сторонних технических подрядчиков.

Предлагая площадки Москвы на мероприятия, численностью несколько сотен гостей, то выбор может останавливаться на нестандартных заведениях, таких как выставочные залы, шоу-румы, просто свободные площади. Здесь, главными вопросами станут аренда и возможность приглашения кейтеринга. Если речь пойдет о ночных клубах, преимущества и недостатки которых уже не раз обсуждались в обзоре площадок, то здесь главным вопросом станет продолжительность аренды. Связано это с тем, что большинство ночных клубов предпочитает все же оставлять «клубное время» (с 23.00-24.00) для постоянных посетителей, и размер аренды может в разы подняться.

Выбирая в корне нестандартные площади, которые в принципе не функционируют как банкетные, следует рассчитывать на сложную систему администрирования мероприятия. Менеджмент таких площадок (если он существует) может не иметь представления о том, что такое организация события, как она проходит. Это будет вызывать не только ряд вопросов, но и в таких случаях, мы бы советовали не предлагать площади таких площадок, пока не произойдет личное знакомство с руководством.

Несмотря на все разнообразие предложений, большинство событий все же проводится в уже «обкатанных» местах. К ним агентства привязывают уже разработанные шаблоны мероприятий, и здесь остается дело за малым – продать. Но когда речь идет о подборе совершенно новых неизвестных для агентства заведений, дабы не упасть «в грязь лицом» перед клиентом, мы советуем всегда знакомиться лично. Расхождение в данных при общении по телефону и при личной встрече может быть колоссальным, тем более в вариантах работы с ресторанами. В одном и том же заведении, при смене управляющих администраторов и менеджеров, даже стоимость банкета может меняться, не говоря уже о свободных датах и наличии аренды. Для того чтобы избежать подобного рода ситуаций, заключатся договора информационного сотрудничества. Практика показывает, что даже в этом случае вам не гарантирует сохранение даты и фиксацию цен. В большинстве случаев это связано с порядочностью менеджмента и высокой конкурентоспособностью на рынке HORECA. Если другая клиент изъявит желание перекупить площадку, что часто происходит в декабре, то максимум на что сможет рассчитывать агентство со своим клиентом – это на предупреждение о том, что площадка на бронируемую дату занята. Это не норма, но такое случается, хоть и в единичных случаях. От такого может спасти не только договор, но и личное знакомство с руководством площадки, и, конечно же, соглашение о намерениях сотрудничества. Сейчас, с развитием Интернета, размещение негативного отзыва о площадке может нанести значительный урон репутации. А на рынке организации мероприятий – это очень распространено.

Источник : "4banket.ru" Наталия Жарова